Cara Koordinasi Secara Efektif dengan Tim Jarak Jauh

Koordinasi sudah menjadi bagian penting dari Kerjasama tim. Pemikiran tradisional beranggapan bahwa semakin banyak karyawan akan semakin mudah dalam berkoordinasi. Seorang pemimpin bisnis dengan memiliki banyak tim di wilayah yang berbeda, tentu akan sulit menyatukan banyak kepala menjadi satu. Untuk itu ada cara koordinasi secara efektif dengan tim jarak jauh.

Banyaknya proyek maupun Gudang yang dimiliki oleh seorang pebisnis memang membuat mereka menguasai pasar di setiap daerah. Tetapi bagaimana membangun koordinasi yang efektif dengan tim yang berbeda secara jarak jauh. Ada beberapa kunci penting untuk melakukan hal ini.

Pengertian Koordinasi

Koordinasi adalah satu cara untuk mengatur, memadukan, dan mengintegrasikan kepentingan bersama untuk mencapai tujuan bersama. Ketika memiliki tim jarak jauh, koordinasi akan cukup menyulitkan. Terutama bagi para pebisnis yang tidak pernah menjalankan model koordinasi seperti saat ini.

Cara koordinasi konvensional mungkin dilakukan dengan tatap muka. Ketika tim Anda berada di wilayah yang berbeda dengan Anda. Misal, tim di Gorontalo harus berkoordinasi dengan tim di Jakarta mungkin koordinasi yang paling efektif dengan bertemu tatap muka. Sehingga Anda perlu terbang ke Gorontalo untuk koordinasi dengan tim. Tetapi itu tidak efektif, karena biaya yang dikeluarkan tidak sedikit.

Baca Juga: 7 Cara Membangun Tim Bisnis Hebat dan Solid

Tetapi saat ini, perkembangan teknologi memudahkan para pebisnis untuk berkoordinasi secara jarak jauh dengan efektif dan murah. Cara yang bisa dilakukan dengan menggunakan metode meeting virtual. Meskipun begitu, masih banyak pebisnis yang menganggap meeting virtual sulit diserap dan mendapatkan kunci kesepakatan bersama.

Cara Koordinasi Secara Efektik dengan Tim Secara Jarak Jauh

Sebelum membahas cara koordinasi efektif secara jarak jauh, ada beberapa elemen yang diperlukan untuk koordinasi ini. Elemen tersebut terdiri dari:

• Apa yang dilakukan : Aktivitas, tugas, dan Tindakan-tindakan yang dipenuhi oleh setiap anggota tim
• Bagaimana melakukannya: Proses, metode, aturan dan bagaimana berkoordinasi hingga membuat keputusan
• Mengapa melakukannya: Dampak yang ingin dicapai dari koordinasi. Baik itu tujuan maupun sasaran.

Ketiga elemen tersebut menjadi elemen vital. Dengan adanya tujuan dan sasaran akan mendorong koordinasi secara efektif. Setiap kolaborasi akan terjadi di rancang bukan secara spontan.

Tentukan Sarana Komunikasi

Ketika Anda mencoba berkoordinasi dengan tim secara jarak jauh, pastikan Anda bisa membangun cara komunikasi efektif untuk koordinasi. Apakah komunikasi yang dilakukan dengan cara menggunakan software workplace atau menggunakan aplikasi koordinasi semacam Trello yang bisa diakses bersamaan.

Anda juga bisa membuat satu folder bersama dengan menggunakan Google Document untuk melihat progress setiap anggota tim. Ketika sudah memiliki sarana komunikasi, tentu cara koordinasi akan bisa lebih efektif. Pastikan juga orang-orang yang ada hanyalah mereka yang memiliki kepentingan. Misal para kepala proyek yang hanya mengirimkan laporan.

Cara ini dilakukan agar tidak semua orang bisa mengirim laporan. Sehingga akan memudahkan Anda dalam mengakses pesan yang disampaikan.

Tentukan Waktu Pertemuan Secara Konsisten

Saat Anda melakukan kolaborasi dengan tim jarak jauh. Anda harus memastikan bisa melakukan pertemuan secara konsisten setiap Minggu. Para tim harus melaporkan progress yang sudah mereka lakukan. Anda bisa meminta mereka untuk melaporkan, baik itu setiap hari Senin atau Jumat. Anda juga bisa memilih hari lain yang bisa digunakan untuk pertemuan rutin.

Dengan adanya pertemuan secara berulang Anda akan mendapatkan laporan yang cepat atas kinerja tim Anda di lapangan. Anda bisa meminta mereka untuk bercerita mengenai pekerjaan mereka. Baik itu kinerja maupun hambatan yang terjadi.

Fokus Pada Kejelasan

Saat Anda berkoordinasi secara jarak jauh, mungkin saja ada miskomunikasi antar anggota tim. Untuk menghindari hal itu, para pemimpin harus bisa meluangkan waktu ekstra untuk berkoordinasi dengan baik. Sehingga menghindari kebingungan yang mungkin saja terjadi.

Para pemimpin harus mampu meluangkan waktu ekstra untuk berkomunikasi dengan para tim. Jelaskan dengan baik setiap instruksi yang diberikan. Berikan juga deadline yang pasti, agar tim lain bisa menyelesaikan instruksi dengan baik. Jika ada pesan yang tidak jelas saat Anda sampaikan, minta mereka untuk mengklarifikasi dan Anda akan memberikan evaluasi di lain waktu.

Beradaptasi

Mungkin saja karena Anda dan tim jarak jauh jarang ketemu, tidak ada chemistry yang klop antara Anda dengan tim Anda. Disinilah saat Anda ingin koordinasi secara efektif meskipun dilakukan dengan jarak jauh, Anda perlu untuk beradaptasi satu sama lain.

Caranya, tidak melulu saat meeting Anda membahas mengenai pekerjaan. Mungkin bisa bercerita mengenai hal-hal pribadi dengan tim Anda yang lain. Anda juga bisa becanda dengan mereka untuk mencairkan suasana. Mungkin saja dari obrolan tersebut Anda dan tim menemukan satu hal yang sama.

Baca Juga: Bagaimana Sikap Tetap Optimis Di Tengah Ketikdakpastian Ekonomi?

Seperti sedang menonton series film yang sama, menyukai kopi, suka membaca buku, atau menyukai hobi yang sama. Semua itu bisa menjadi obrolan untuk saling mengenal satu sama lain diluar hal pekerjaan, meskipun Anda seorang atasan.

Berkoordinasi memang tidak mudah. Apa lagi dilakukan dengan jarak jauh dan menggunakan teknologi. Cara-cara koordinasi secara efektif dengan tim jarak jauh diatas bisa menjadi panduan Anda dalam melakukan koordinasi dengan tim.