Anda ingin ganti software akuntansi terbaru, karena software akuntansi lama Anda sudah tidak mumpuni? Memang mendapatkan software akuntansi yang tepat untuk bisnis tidak mudah. Anda perlu melakukan riset, bertanya kepada para ahli, dan memilih dengan bijak. Oleh karena itu, penting untuk menyiapkan dan memilih dengan benar.
Meskipun mengganti software akuntansi merupakan tugas yang cukup rumit dan melelahkan, karena Anda perlu memindahkan seluruh data bisnis Anda. Tetapi itu akan menghasilkan hal yang luar biasa ke depannya. Anda perlu menyiapkan hal-hal lain yang lebih strategis untuk bisnis.
Alasan ganti Software Akuntansi
Ada beberapa alasan mengapa bisnis perlu mengganti perangkat akuntansi mereka. Berikut beberapa alasan umum yang sering ditemukan?
- Enggan Menggunakan Software Microsoft Excel
- Software Akuntansi lama tidak memenuhi Kebutuhan
- Ingin mendapatkan Aplikasi Akuntansi dengan berbagai Fitur
- Aplikasi Akuntansi Lama Terlalu Mahal
Baca Juga: 8 Rekomendasi Software Akuntansi Online Terbaik untuk UMKM
Bagaimana Memilih Software Akuntansi untuk Bisnis?
Sebelum mengubah software akuntansi, Anda perlu memilih software akuntansi yang tepat untuk bisnis Anda.
- Apakah software yang Anda pilih fleksibel
- Apakah sesuai dengan kebutuhan saat ini hingga masa depan
- Bisakah demo atau trial sebelum menggunakannya
- Bagaimana layanan pelanggan?
Tahapan untuk Mengganti Software Akuntansi
Persiapkan Perlengkapan Komputer
Saat Anda beralih software akuntansi, Anda perlu mengetahui apakah perangkat komputer, internet, dan penyimpanan Anda mumpuni? Tetapi jika Anda menggunakan software akuntansi online, Anda hanya perlu memikirkan hardware dari komputer atau Laptop yang Anda gunakan. Untuk penyimpanan, software akuntansi online akan menyimpan di cloud yang telah disediakan oleh developer seperti software akuntansi Accurate Online.
Anda juga perlu memastikan komputer yang digunakan oleh staff keuangan Anda dapat dijalankan software akuntansi terbaru yang Anda akan gunakan.
Jadwalkan
Kapan waktu terbaik untuk mengganti software akuntansi? Banyak pelaku bisnis yang salah dalam menjadwalkannya. Waktu terbaik untuk ganti aplikasi akuntansi Anda adalah saat periode akhir tahun akuntansi. Pastikan Anda tidak mengganti dengan lebih cepat dan terburu-buru.
Anda juga bisa mengganti software ketika masa berlangganan software lama Anda telah habis. Sehingga Anda lebih mudah dalam proses peralihan.
Back Up Data
Sebelum Anda beralih aplikasi keuangan, pastikan Anda sudah melakukan back up data. Anda tidak perlu menyimpan semua. Saat Anda melakukan peralihan, Anda tidak perlu melakukan back up seluruh data yang ada. Anda bisa memilih data-data yang memang masih penting dan masih bisa digunakan untuk masa depan.
Seleksi Data
Setelah Anda melakukan back up data, Anda perlu memilih mana saja data yang perlu di impor. Beberapa file yang mungkin perlu Anda impor meliputi:
- Bagan akun
- Neraca saldo
- Daftar Pelanggan
- Daftar Supplier
- Akun
- Faktur
- Order Pembelian
- Tagihan
Ada baiknya Anda melakukan impor data menggunakan file CSV. File CSV membantu memindahkan data antar program yang biasanya tidak berbagi informasi secara langsung.
Impor Data Ke Software Baru
Ada dua cara yang mungkin bisa Anda lakukan dalam melakukan impor data dari software lama ke software baru, yaitu:
- Melakukan Pemindahan secara bertahap: Pada masa transisi ini waktunya tidak sebentar, Anda bisa melakukannya secara bertahap untuk mengurangi kesalahan.
- Pemindahan Sekaligus: Selain itu, Anda juga bisa melakukan pemindahan secara sekaligus seluruh data di aplikasi lama ke aplikasi baru Anda.
Periksa Keakuratan Data
Setelah semua data di pindahkan, bukan berarti tahapan transisi software sudah selesai. Anda perlu memeriksa seluruh data yang telah dipindahkan dengan hati-hati, untuk memastikan tidak ada kesalahan file saat transisi.
Pastikan bahwa data yang Anda transfer benar-benar akurat dengan meninjau bagan akun di neraca percobaan. Anda juga bisa membandingkan laporan yang ada di software lama dan baru sudah akurat. Jika tidak, Anda perlu mencari letak kesalahan yang terjadi, apakah bagian dari Migrasi atau kesalahan dari software baru Anda.
Baca Juga: 8 Kelebihan Software Akuntansi Online untuk Semua Jenis Bisnis
Latihan Penggunaan
Setelah semua data transisi dilakukan dan seluruh data sudah selesai, waktunya Anda Latihan menggunakan software terbaru. Mungkin saja ada beberapa fitur yang berbeda dengan software yang lama. Anda juga bisa mengajak seluruh anggota tim untuk sama-sama belajar menggunakan software akuntansi yang baru untuk memastikan bahwa semua anggota memahami setiap fitur yang ada di software baru.
Itulah beberapa langkah yang bisa Anda lakukan saat beralih software akuntansi.
Nikmati sensasi rasa unik Emkay Frizz Happy Sour! Jangan lewatkan kesempatan untuk memiliki liquid vape terbaik, pesan sekarang di emkay.id atau vape store terdekat!
