8 Cara Mengelola Stok Barang dengan Benar dan Efektif

Pernahkah Anda terpikirkan untuk merapihkan stok barang pada tempat penyimpanan? Apakah mengelola stok barang menjadi sesuatu yang penting untuk para pelaku bisnis, terutama bisnis retail? Jawabannya, penting. Hal ini dilakukan demi memudahkan para pelaku bisnis dalam mengontrol barang yang ada di gudang.

Cara mengelola stok barang dengan benar dan efektif sangatlah dibutuhkan oleh para pelaku bisnis. Jika Anda melakukan hal ini dengan keliru, mungkin bisa membuat bisnis Anda merugi. Meskipun Anda hanya menjadi distributor sebuah produk, tentu Anda harus tetap melakukan pengelolaan stok gudang dengan benar.

Baca Juga : Perbedaan Metode Persediaan FIFO, LIFO, dan AVERAGE

Oleh karena itu, untuk meminimalisir kejadian yang tidak Anda inginkan. ABC Kota Raya akan membantu Anda para pemilik bisnis agar lebih efektif dalam mengelola stok barang yang Anda miliki. Cara ini memang tidak mudah, namun juga tidak sulit.

Mengelola Stok Barang dengan Benar dan Efektif

SOP itu Penting

Tidak peduli seberapa besar kecil bisnis atau gudang yang Anda miliki. Anda harus tetap memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP), karena ini sangat dibutuhkan. Baik itu untuk bisnis kecil maupun bisnis besar.

Sebenarnya, SOP tidak hanya dibutuhkan dalam manajemen stok barang. Melainkan untuk seluruh hal yang berkaitan dengan bisnis haruslah memiliki SOP. Jika bisnis Anda masih kecil, mungkin SOP nya cukup sederhana. Namun, jika bisnis Anda besar, SOP pun akan kompleks.

Dalam pengelolaan stok, SOP barang sangat diperlukan dalam mengatur proses keluar masuknya barang. Jadi tidak boleh ada sembarang orang serta perlakuan dalam menangani barang masuk dan keluar. Semua harus mengikuti SOP yang berlaku.

Siapkan Data

Dalam menyiapkan data barang, Anda harus menyiapkan seseorang yang akan bertanggungjawab dalam melakukan pencatatan barang. Individu tersebut harus melakukan pencatatan tentang barang atau produk seakurat mungkin untuk memasukannya ke dalam sebuah sistem. Sehingga akan terhitung secara otomatis barang masuk dan keluar.

Tujuan dilakukan hal ini, agar Anda bisa mengetahui data dari periode sebelumnya. Beberapa perusahaan distributor atau produsen menggunakan sistem pre-order dan pesanan dalam menentukan angka persediaan.

Untuk memudahkan Anda dalam proses penginputan data barang, Anda bisa menggunakan software Accurate Online. Karena Accurate Online bisa membantu Anda dalam mengontrol dan mengelola persediaan. Dengan Accurate Online, Anda akan lebih mudah dalam memantau barang yang ada.

Berikan Tanda Pengenal

Bukan hanya karyawan yang Anda berikan tanda pengenal. Melainkan barang-barang yang Anda miliki wajib diberikan tanda pengenal. Mengapa? Cara ini akan memudahkan pegawai Anda atau Anda sendiri dalam menemukan barang yang dicari atau yang akan dikeluarkan.

Dengan begitu, Anda juga bisa mengetahui berapa harga barang tersebut. Tanda pengenal barang bisa dilakukan mulai dari kode-kode yang mudah. Atau diberikan insial dari produk tersebut. Sehingga Anda juga bisa lebih mudah mengingatnya.

Tanda pengenal ini juga bisa memudahkan Anda dalam menentukan harga produk saat produk keluar. Serta bisa memudahkan dalam penataan barang di dalam gudang.

Membuat Forecast

Setelah data dikumpulkan dan produk diberikan tanda pengenal, Anda bisa melakukan dengan mudah menggunakan sistem forecast. Cara ini sangat cocok digunakan untuk bisnis yang memiliki banyak produk seperti retail.

Membuat forecast memang tidak mudah, terutama bagi bisnis kecil yang tidak terbiasa dengan model ini. Forecast akan sangat membantu dalam menentukan jumlah persediaan barang yang dibutuhkan dalam satu periode tertentu.

Baca Juga : Manajemen Aset: Apa Pentingnya untuk Bisnis?

Hal ini akan memudahkan Anda dalam menentukan jumlah persediaan barang. Terutama dalam momen-momen tertentu saat penjualan di pastikan meningkat. Membuat forecast akan menjadi cara mengelola stok barang secara benar dan efektif.

Gunakan Sistem FIFO

FIFO merupakan salah satu metode sistem persediaan barang. FIFO sendiri merupakan akronim dari First in First Out. Artinya, barang yang pertama kali masuk, maka harus dikeluarkan terlebih dahulu. Cara ini banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang makanan dan obat-obatan.

Kode FIFO akan sangat mudah dijalankan, ketika Anda juga menggunakan tanda pengenal pada produk. Di tanggal pengenal tersebut, akan diketahui barang mana yang lebih dulu di produksi dan tentu akan lebih dulu kadaluarsa. Sehingga harus dijual duluan.

Jangan Mencampur Stok Lama dengan Stok Baru

Cara ini juga penting, ketika Anda mengelola stok barang di gudang. Sebelum barang tersebut masuk gudang, Anda harus memisahkan antara produk lama dengan produk baru. Misal, produk lama di taruh dibagian depan. Sedangkan produk lama bisa Anda letakkan dibagian belakang.

Mengapa penting? Memisahkan stok akan memudahkan Anda dalam melihat jumlah stok lama yang belum terjual dan yang sudah terjual.

Tempat Penyimpanan Ber-Standar

Langkah selanjutnya yang sangat sering disepelekan oleh pemilik bisnis dalam mengelola stok barang, tidak menyimpannya pada tempat atau lokasi yang layak. Padahal, tempat penyimpanan sangat termasuk aspek penting dalam bisnis, sebelum produk Anda keluar ke pasar.

Oleh karena itu, Anda tidak boleh melakukannya dengan sembarangan. Anda harus memperhatikan segala aspek pada tempat penyimpanan. Seperti kebersihan, keamanan, kelembaban, dan lain sebagainya jika produk Anda merupakan produk yang memiliki penanganan khusus.

Lakukan Stok Opname Secara Rutin

Cara terakhir yang bisa ABC Kota Raya berikan kepada Anda adalah dengan melakukan stok opname secara rutin terhadap setiap barang yang ada. Stok opname merupakan satu cara yang dilakukan untuk mengecek secara fisik barang dan persediaan yang masih ada di gudang.

Anda bisa melakukan stok opname, baik itu satu kali seminggu atau selambat-lambatnya satu bulan sekali. Hasil dari stok opname akan disesuaikan dengan catatan persediaan barang maupun dengan catatan jumlah barang yang keluar.

Baca Juga : Memahami Departemen dan Fungsinya

Kedelapan cara diatas wajib Anda terapkan dalam mengelola stok barang. Cara-cara di atas juga akan memudahkan Anda dalam melakukan pencatatan barang di gudang. Dengan demikian, apa yang Anda inginkan bisa terlaksana dengan baik dan tentunya sesuai dengan SOP yang telah ditentukan oleh bisnis Anda.