Mengapa Dokumentasi Penting untuk Bisnis?

Membahas mengenai dokumentasi, mungkin terlintas di benak Anda menganggap dokumentasi hanyalah sebuah pengambilan gambar atau video saja. Memang itu benar, tetapi pembahasan kali ini kita akan mencoba untuk mengulas tentang dokumentasi pada bisnis, yang bukan hanya sekedar gambar dan video. Mengapa dokumentasi penting untuk bisnis, ABC Kotaraya akan membantu menguraikannya untuk Anda.

Dokumentasi dalam bisnis sering dianggap sesuatu yang sepele bagi sebagian pengusaha. Terutama para pengusaha kecil yang sering mengabaikannya. Salah satu aktivitas dokumentasi pada bisnis adalah mengumpulkan bukti-bukti transaksi dan aktivitas keuangan lainnya merupakan sesuatu yang sangat diperlukan.

Pengertian Dokumentasi

Dokumentasi adalah suatu cara yang pengumpulan berbagai jenis informasi yang dilakukan untuk menjadi sebuah bukti, sebagai satu kebutuhan penting bagi seseorang, organisasi, maupun perusahaan. Adapun kegiatan dokumentasi bisa dilakukan berdasarkan dengan berbagai cara, seperti:

• Mencatat
• Memfoto
• Menyimpan data
• Video
• dsb

Selain itu, dokumentasi pada bisnis bisa diartikan sebagai satu cara pencatatan laporan, dokumen, transaksi, dan penyediaan dokumen yang dihimpun dari berbagai sumber untuk disebarkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

Baca Juga: Tujuan Laporan Keuangan, Kenapa Perlu Dimiliki Perusahaan 

Fungsi Dokumentasi

Adapun beberapa fungsi dokumentasi adalah sebagai informasi yang berkaitan dengan penyediaan informasi untuk para pengguna. Alat bukti tersebut sebagai bahan analisis untuk menjamin keasliannya dan bisa dimanfaatkan bagi kebutuhan perusahaan.

Bagi perusahaan dokumentasi menjadi satu cara untuk menjaga instansi, menerapkan kebijakan, alat pengambilan keputusan, menyusun perencanaan, dan berbagai hal penting lainnya.

Mengapa Dokumentasi Penting?

Satu hal yang sering dilewatkan oleh banyak pengusaha adalah dokumentasi. Mengapa dokumentasi penting untuk dilakukan? Dokumentasi penting untuk sebagai sebuah informasi akurat dari setiap aktivitas perusahaan. Seperti yang kita ketahui, untuk mengingat peristiwa di masa lampau, tentu tidak bisa hanya mengandalkan ingatan. Tetapi berdasarkan dari dokumentasi yang dilakukan, baik berupa tertulis, foto, dan video.

Menjadi Bukti Suatu Kejadian

Dokumentasi menjadi satu cara untuk mengabadikan sebuah peristiwa yang terjadi, baik itu dalam bentuk tulisan, gambar, video, dan benda-benda lainnya. Ketika dokumentasi bisa dilakukan dengan mengumpulkan berbagai bukti yang banyak tentu akan menjadi sebuah informasi yang valid dan kuat.

Media Publikasi

Mengapa dokumentasi penting? Dokumentasi penting bisa menjadi satu alat untuk publikasi. Sehingga dapat menjadi alat yang menguatkan dalam berbagai materi promosi dan hal lainnya yang berkaitan dengan bisnis.

Bukti Transaksi Keuangan

Ketika kita melakukan transaksi keuangan, baik itu transaksi yang dilakukan di Bank atau jual beli, tentu perlu adanya dokumentasi. Dokumentasi ini bisa berupa invoice, pembukuan, dan laporan keuangan. Hasilnya bisa menunjukan bahwa alokasi dana perusahaan telah digunakan sebagaimana mestinya.

Baca Juga: Kenapa Laporan Keuangan penting untuk UMKM?

Bahan Evaluasi

Pada perusahaan, tentu ketika ingin merubah atau mencoba strategi baru harus berdasarkan pada data-data dokumentasi yang telah dihimpun dari berbagai data yang ada. Sehingga ini bisa menjadi alat dalam mempelajari pelaksanaan berbagai jenis program yang akan dijalankan ke depan.

Contoh Dokumentasi dalam Bisnis

Setelah mengetahui mengapa dokumentasi itu penting, selanjutnya Anda mungkin ingin bertanya, apa saja dokumentasi dalam bisnis untuk keabsahan data. Berikut beberapa jenis dokumentasi pada bisnis yang bisa dilakukan, yaitu:

Dokumen Transaksi

Hal umum yang digunakan oleh perusahaan atau bisnis dalam melakukan dokumentasi adalah dokumen transaksi. Dokumen ini menjadi hal penting sebagai bahan informasi dalam penyusunan laporan keuangan. Adapun dokumen transaksi berupa invoice, kwitansi, surat order, dll.

Email dan Memorandum

Saat ini dalam komunikasi bisnis sering dilakukan menggunakan email. Selain itu, memorandum yang digunakan untuk hal-hal bersifat rahasia dalam perusahaan. Tentu email dan memorandum bisa menjadi alat dokumentasi penting bagi perusahaan.

Surat Bisnis

Seringkali antar perusahaan melakukan komunikasi melalui surat. Surat bisnis masuk dalam dokumen yang dapat di dokumentasikan sebagai alat bukti bahwa telah terjadi komunikasi atau interaksi antar perusahaan. Surat bisnis bisa digunakan sebagai laporan bagian administrasi dalam menerima surat masuk setiap minggu, bulan, maupun tahun.

Laporan Bisnis

Setiap bisnis tentu memiliki laporan yang perlu digunakan sebagai alat dokumentasi mengenai kegiatan perusahaan dalam kurun waktu tertentu. Laporan bisnis biasanya mencakup berbagai data penting bagi bisnis, baik itu finansial, laporan keuangan, rencana pemasaran, dll.

Keuangan

Dokumentasi keuangan menjadi bagian penting sebagai informasi keuangan bisnis. Tentu setiap bisnis sangat perlu menggunakan ini untuk dokumentasi mengenai penggunaan keuangan perusahaan. Adapun dokumentasi keuangan bisa berupa laporan keuangan, laporan gaji, proposal, laporan pajak, dll.

Kesimpulan

Itulah sekilas informasi mengapa dokumentasi penting dalam bisnis. Dokumentasi akan menjadi bukti yang kuat dan valid, ketika kita menemukan masalah dalam bisnis.

Untuk dokumentasi keuangan pada perusahaan, sebaiknya Anda menggunakan software keuangan Accurate Online yang bisa membantu Anda menyusun setiap laporan dengan mudah dan akurat. Belum lagi, Accurate Online memiliki fitur lengkap untuk menyusun pembukuan, neraca, laporan keuangan, hingga laporan pajak. Anda bisa mencoba terlebih dahulu Accurate Online 30 hari gratis dengan klik link dibawah.