Beberapa perusahaan memilih membayar iuran BPJS karyawan di awal bulan sebelum proses penggajian dilakukan. Kondisi ini sering terjadi karena adanya kebijakan internal perusahaan atau jadwal pembayaran BPJS yang lebih awal dibandingkan pencatatan gaji.
Pada Accurate Online, skenario tersebut dapat dicatat dengan benar melalui dua tahapan, yaitu pencatatan pembayaran BPJS terlebih dahulu melalui menu Pembayaran, kemudian mencatat biaya BPJS saat proses Pencatatan Gaji. Dengan alur ini, jurnal yang dihasilkan tetap akurat dan tidak menyebabkan pencatatan ganda.
Mengapa Pembayaran BPJS Perlu Dicatat Terpisah?
Ketika perusahaan telah membayar BPJS sebelum proses payroll dilakukan, pembayaran tersebut tetap harus direkonsiliasi dengan pencatatan gaji agar biaya BPJS masuk ke laporan keuangan dan kewajiban perusahaan tercatat dengan benar.
Sebagai ilustrasi, pada Februari 2026 terdapat karyawan bernama Rainelle dengan rincian sebagai berikut:
- Gaji Pokok: Rp5.500.000
- Tunjangan Premi Kesehatan: Rp220.000
- Tunjangan Program JKK: Rp13.200
- Tunjangan Program JKM: Rp16.500
Karena BPJS telah dibayarkan lebih dahulu, maka proses pencatatannya dilakukan melalui beberapa tahap berikut.
Tahap 1: Mencatat Pembayaran BPJS
1. Buka Menu Pembayaran
Masuk ke menu:
Kas & Bank → Pembayaran → Data Baru
Kemudian lengkapi informasi transaksi seperti:
- Kas/Bank
- Tanggal
- Nomor Bukti
2. Input Akun Biaya BPJS
Pada bagian Cari/Pilih Akun Perkiraan, pilih akun yang digunakan untuk pembayaran BPJS.
Masukkan nominal pembayaran BPJS sesuai jumlah yang telah dibayarkan, kemudian klik Simpan.
Dengan langkah ini, pembayaran BPJS sudah tercatat meskipun proses penggajian belum dilakukan.
Tahap 2: Mengatur Akun BPJS pada Pencatatan Gaji
1. Atur Akun Tunjangan BPJS
Sebelum membuat pencatatan gaji, buka menu:
Perusahaan → Gaji/Tunjangan → Daftar Gaji/Tunjangan
Pilih tunjangan BPJS yang ingin digunakan, kemudian tentukan akun biaya BPJS yang sesuai dan klik Simpan.
Pengaturan ini memastikan biaya BPJS tercatat pada akun yang benar saat proses payroll dilakukan.
2. Buat Pencatatan Gaji
Masuk ke menu:
Buku Besar → Pencatatan Gaji → Data Baru
Lengkapi informasi berikut:
- Tipe Pembayaran
- Bulan
- Nomor Transaksi
- Tanggal
- Jatuh Tempo
Selanjutnya pilih nama karyawan, kemudian masukkan rincian gaji beserta komponen BPJS yang telah dibayarkan sebelumnya.
Klik Lanjut, kemudian Simpan.
Setelah disimpan, sistem akan membentuk jurnal pencatatan gaji secara otomatis.
Tahap 3: Melunasi Pencatatan Gaji Tanpa Mengurangi Kas
1. Buka Menu Pembayaran
Masuk kembali ke:
Kas & Bank → Pembayaran → Data Baru
Isi informasi transaksi seperti Kas/Bank, tanggal, dan nomor bukti.
2. Ambil Data Pencatatan Gaji
Klik tombol:
Ambil → Pencatatan Gaji
Pilih transaksi pencatatan gaji yang akan dilunasi, kemudian klik Lanjut.
3. Masukkan Nilai Minus pada Akun BPJS
Pada bagian Cari/Pilih Akun Perkiraan, pilih akun Biaya BPJS yang telah digunakan pada tahap pertama.
Masukkan nominal yang sama dengan pembayaran sebelumnya menggunakan nilai minus.
Langkah ini bertujuan agar transaksi pembayaran tidak kembali mengurangi saldo Kas/Bank karena pembayaran BPJS telah dicatat pada awal bulan.
Tips Agar Pencatatan BPJS Tetap Akurat
Gunakan Akun BPJS yang Konsisten
Pastikan akun biaya BPJS yang digunakan pada pembayaran awal sama dengan akun yang digunakan pada komponen tunjangan BPJS di menu penggajian.
Periksa Jurnal Setelah Transaksi
Setelah seluruh proses selesai, lakukan pengecekan jurnal untuk memastikan tidak terdapat pencatatan biaya maupun pengeluaran kas yang tercatat dua kali.
Lakukan Rekonsiliasi Secara Berkala
Rekonsiliasi antara pembayaran BPJS dan pencatatan gaji akan membantu memastikan laporan keuangan tetap akurat serta mempermudah proses audit.
Kesimpulan
Pencatatan pembayaran BPJS di awal bulan pada Accurate Online dilakukan melalui dua proses, yaitu pembayaran BPJS terlebih dahulu dan pencatatan biaya saat payroll. Selanjutnya, pembayaran pada pencatatan gaji diselesaikan menggunakan akun BPJS dengan nilai minus agar saldo Kas/Bank tidak berkurang kembali. Dengan alur ini, perusahaan dapat mencatat pembayaran BPJS secara tepat tanpa menyebabkan duplikasi transaksi maupun kesalahan jurnal.
ABCKOTARAYA merupakan official partner dari software Accurate Online, Accurate 5, Accurate Lite, dan Accurate POS. Kami memiliki tim sales profesional yang siap membantu implementasi, konsultasi, demo produk, diskusi pre-sales sesuai kebutuhan bisnis, serta menyediakan FREE trial Accurate. Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi ABCKOTARAYA atau hubungi WhatsApp di 0851 0199 6526.
Nikmati sensasi rasa unik Emkay Frizz Happy Sour! Jangan lewatkan kesempatan untuk memiliki liquid vape terbaik, pesan sekarang di emkay.id atau vape store terdekat!
