Dalam bisnis, komplain menjadi hal biasa yang mungkin saja terjadi dan dihadapi oleh para pelaku bisnis. Tetapi jangan menganggap komplain sebagai bentuk kekecewaan konsumen, bisa jadi itu menjadi salah satu tanda bahwa konsumen peduli dengan bisnis Anda. Nah, bagaimana langkah-langkah yang bisa Anda ambil dalam menghadapi komplain pelanggan.
Memang menghadapi komplain perlu kerja ekstra dan tentunya kesabaran yang ekstra. Belum lagi di tengah arus informasi yang mudah ini, semua orang bisa mengajukan komplain. Jika komplain tidak ditanggapi, bisa saja tersebar melalui media sosial dan ini akan berpengaruh terhadap citra perusahaan.
Bagaimana Menghadapi Komplain Pelanggan
Menghadapi keluhan pelanggan ada strateginya loh, jadi jangan sampai Anda salah tanggap dan tidak melakukan langkah-langkah yang tepat dalam menghadapi pelanggan. Nah berikut ini beberapa hal yang bisa Anda lakukan dalam menghadapi komplain.
Baca Juga: Membuat Pencatatan Klaim Pelanggan di Accurate Online
Menghadapinya dengan Tenang
Pertama-tama saat Anda mendapat komplain pelanggan Anda perlu bersikap tenang dan jangan gegabah dalam menjawab. Jika pelanggan memberikan komplain secara langsung, mintalah staff atau Anda menghadapinya secara langsung untuk menghadapinya dengan tenang. Memang terkadang komplain pelanggan terkesan tidak ramah. Anda juga bisa mendengar setiap keluh kesah dan tidak perlu memberi jawaban segera mungkin.
Jika komplain dilakukan secara online, seperti melalui email atau media sosial. Coba dianalisa dan bisa ditanyakan ke staff yang bertanggungjawab kepada pelanggan tersebut. Anda juga bisa melakukan evaluasi kepada staff Anda mengenai komplain yang terjadi. Setelah itu, Anda bisa berusaha menjawab komplain dengan Bahasa yang lebih tenang.
Menunjukan Empati
Ketika Anda menghadapi sebuah keluhan, jangan dihadapi dengan emosi. Pastikan Anda bisa menerimanya dan menunjukan empati kepada pelanggan. Anda juga perlu berpikir jika Anda berada di posisi pelanggan, Anda juga perlu merasakan apa yang pelanggan rasakan.
Anda bisa menjawab dengan mengucapkan “Mohon maaf” saat menjawab keluhan pelanggan dan mengucapkan “Terima Kasih”. Dengan begitu, pelanggan akan lebih merasa di hargai dan Anda akan dianggap lebih berempati.
Pastikan Dengan Detail
Jangan lupa bertanya mengenai keluhan secara mendetail kepada pelanggan, sehingga memang Anda bisa memetakan masalah yang terjadi kepada pelanggan. Anda bisa mengetahui apakah pihak Anda benar-benar salah atau memang hanya ada kesalahan kecil yang tidak disengaja. Hal ini sangat diperlukan dengan detail.
Setelah poin dari komplain diperoleh, Anda bisa memberikan solusi. Jika memang solusi yang diberikan belum ada, Anda bisa mencoba memberi waktu kepada pelanggan untuk menyampaikan solusinya. Hal ini untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan.
Meminta Ulasan Positif
Jika solusi sudah ditemukan, Anda perlu meminta ulasan positif kepada pelanggan terhadap produk atau layanan yang Anda berikan. Ulasan ini bisa menjadi kunci, bahwa Anda benar-benar memperbaiki apa yang telah di komplain oleh pelanggan Anda.
Jadikan Sebagai Bahan Evaluasi dan Pembelajaran
Mungkin pelanggan komplain karena memang dia menemukan ketidakpuasan atas produk atau layanan yang Anda miliki. Apabila seluruh permasalahan sudah usai dan pelanggan sudah mendapatkan solusinya, waktunya Anda melakukan evaluasi terhadap komplain. Apa lagi, jika Anda menemukan banyak komplain yang mungkin sama, maka sangat perlu berbenah untuk kebaikan bisnis ke depannya.
Ajak para karyawan untuk ikut mengevaluasi semua dan ajarkan mereka untuk bisa lebih cepat tanggap dalam setiap komplain yang terjadi. Pastikan Anda bisa memperbaiki kualitas produk dan layanan yang ada untuk mendapatkan kepuasan pelanggan.
Baca Juga: Cara Membangun Hubungan dengan Pelanggan
Kesimpulan
Nah, sekarang Anda sudah tahu bagaimana menghadapi komplain pelanggan yang ada. Segera atasi segala komplain dengan bijak agar citra bisnis tidak rusak. Dan selalu menjadikan komplain sebagai bahan pembelajaran yang baik untuk perkembangan dan pertumbuhan bisnis.
Jangan Lupa Gunakan Accurate Online
Jangan lupa untuk memanfaatkan software akuntansi Accurate Online untuk memudahkan Anda dalam proses pembukuan dan akuntansi bisnis. Accurate Online memudahkan Anda dalam membuat laporan keuangan hingga laporan perpajakan. Buat Anda yang memiliki bisnis di marketplace, Anda bisa mengintegrasikan Toko di marketplace dengan Accurate Online untuk menghasilkan laporan penjualan yang bisa langsung dihitung dalam Accurate Online. Dapatkan Accurate Online hanya di Abckotaraya.id.
Nikmati sensasi rasa unik Emkay Frizz Happy Sour! Jangan lewatkan kesempatan untuk memiliki liquid vape terbaik, pesan sekarang di emkay.id atau vape store terdekat!
