Dalam proses penjualan, terkadang pelanggan melakukan pembayaran melebihi nilai tagihan sehingga terjadi overpay (kelebihan bayar). Ketika perusahaan ingin mengembalikan dana tersebut, tidak jarang terdapat biaya administrasi dari bank atau penyedia layanan pembayaran yang harus dipotong dari nominal pengembalian.
Melalui Accurate Online, proses pengembalian overpay yang dipotong biaya admin dapat dicatat dengan benar agar saldo pelanggan, kas, serta biaya administrasi tetap tercermin secara akurat dalam laporan keuangan.
Artikel ini membahas langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk mencatat transaksi tersebut.
Mengapa Perlu Menggunakan Akun Penampung?
Sebelum melakukan pengembalian overpay, Anda perlu membuat akun penampung terlebih dahulu.
Akun ini berfungsi sebagai media sementara agar transaksi pengembalian dana dan pencatatan biaya administrasi dapat dipisahkan dengan jelas. Dengan demikian, jurnal yang terbentuk akan lebih rapi dan mudah ditelusuri saat proses audit.
Membuat Akun Penampung
Langkah pertama adalah membuat akun penampung.
Masuk ke menu:
Buku Besar → Akun Perkiraan → Data Baru
Kemudian:
- Buat akun baru.
- Pilih tipe akun Kas & Bank.
- Klik Simpan.
Akun ini nantinya akan digunakan pada transaksi pengembalian overpay.
Mencatat Pengembalian Overpay
Setelah akun penampung dibuat, lakukan pencatatan pengembalian dana kepada pelanggan.
Buka Menu Penerimaan Penjualan
Masuk ke menu:
Penjualan → Penerimaan Penjualan
Selanjutnya pilih pelanggan yang memiliki saldo overpay.
Gunakan Akun Penampung
Pada kolom Bank, pilih akun penampung yang telah dibuat sebelumnya.
Kemudian aktifkan pilihan:
- Pakai Kredit
- Retur Kredit
Pada bagian bawah formulir akan muncul informasi Sisa Kredit milik pelanggan.
Masukkan nilai yang ingin dikembalikan pada kolom Nilai Pembayaran, kemudian klik Simpan.
Setelah transaksi disimpan, sistem akan membentuk jurnal pengembalian overpay secara otomatis.
Mencatat Biaya Administrasi
Apabila terdapat biaya administrasi yang mengurangi nilai pengembalian kepada pelanggan, pencatatannya dilakukan melalui jurnal umum.
Buat Jurnal Umum
Masuk ke menu:
Buku Besar → Jurnal Umum → Data Baru
Kemudian lakukan jurnal balik dari akun penampung menuju:
- Akun Kas & Bank yang digunakan untuk pembayaran.
- Akun Biaya Administrasi.
Dengan cara ini, nilai biaya admin akan tercatat sebagai beban perusahaan, sedangkan saldo akun penampung akan kembali menjadi nol.
Manfaat Pencatatan dengan Metode Ini
Saldo Pelanggan Tetap Akurat
Sisa kredit pelanggan akan berkurang sesuai nominal yang benar-benar dikembalikan.
Biaya Administrasi Tercatat Terpisah
Pengeluaran biaya admin tidak tercampur dengan transaksi pengembalian dana sehingga laporan keuangan lebih jelas.
Memudahkan Audit
Setiap tahapan transaksi memiliki jurnal yang dapat ditelusuri sehingga memudahkan proses pemeriksaan data.
Penutup
Pengembalian overpay yang dipotong biaya administrasi dapat dicatat dengan rapi menggunakan Accurate Online melalui akun penampung dan jurnal umum. Dengan metode ini, saldo pelanggan, transaksi kas, serta biaya administrasi akan tercatat secara akurat sehingga laporan keuangan perusahaan tetap sesuai dengan kondisi sebenarnya.
ABCKOTARAYA merupakan official partner dari software Accurate Online, Accurate 5, Accurate Lite, dan Accurate POS. Kami memiliki tim profesional yang siap membantu implementasi, konsultasi, demo produk, hingga menyediakan FREE trial Accurate. Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi ABCKOTARAYA atau hubungi WhatsApp di 0851 0199 6526.
Nikmati sensasi rasa unik Emkay Frizz Happy Sour! Jangan lewatkan kesempatan untuk memiliki liquid vape terbaik, pesan sekarang di emkay.id atau vape store terdekat!
