Cara Membatasi Operator Cetak Ulang Tukar Faktur di Accurate Online

Dalam kegiatan administrasi penjualan, dokumen Tukar Faktur dapat menjadi bagian penting dalam proses penagihan kepada pelanggan. Agar penggunaan dokumen tetap terkontrol, perusahaan dapat mengatur hak akses pengguna berdasarkan tugas dan tanggung jawabnya.

Pada accurate online, Administrator dapat membatasi pengguna dengan level Operator agar tidak dapat melakukan cetak atau email ulang transaksi Tukar Faktur. Pembatasan ini dilakukan melalui menu Akses Grup, khususnya pada pengaturan hak akses cetakan di bagian Penjualan.

Pengaturan tersebut dapat membantu perusahaan menjaga kontrol terhadap dokumen yang telah dicetak atau dikirim melalui email, sekaligus memudahkan pemantauan aktivitas pengguna.

Berikut langkah-langkah untuk membatasi akses tersebut.

Mengapa Cetak Ulang Tukar Faktur Perlu Dibatasi?

Tukar Faktur merupakan dokumen yang berkaitan dengan proses administrasi dan penagihan. Dalam kondisi tertentu, perusahaan mungkin ingin membatasi kemampuan pengguna tertentu untuk mencetak atau mengirim ulang dokumen tersebut.

Pembatasan dapat dilakukan berdasarkan Akses Grup. Dengan demikian, pengguna Operator tetap dapat menjalankan aktivitas yang diperlukan, tetapi tidak memiliki izin untuk melakukan cetak ulang Tukar Faktur apabila fitur tersebut memang tidak menjadi tanggung jawabnya.

Selain pengaturan hak akses, Accurate Online juga menyediakan informasi pengguna yang melakukan aktivitas cetak atau email pada formulir Tukar Faktur. Informasi tersebut dapat membantu perusahaan melakukan penelusuran aktivitas dokumen.

Cara Membatasi Operator Cetak Ulang Tukar Faktur

1. Masuk Menggunakan Pengguna Administrator

Langkah pertama, akses database Accurate Online menggunakan pengguna dengan level Administrator.

Pengaturan hak akses pengguna dilakukan oleh Administrator agar perubahan yang diterapkan dapat mengontrol pengguna yang tergabung dalam Akses Grup tertentu.

Setelah masuk ke database, buka menu:

Pengaturan | Akses Grup

Menu ini digunakan untuk mengatur hak akses berdasarkan kelompok pengguna.

2. Pilih Akses Grup yang Akan Dibatasi

Setelah halaman Akses Grup terbuka, pilih tab:

Daftar Akses Grup

Pada halaman tersebut akan ditampilkan daftar Akses Grup yang tersedia.

Pilih Akses Grup yang digunakan oleh pengguna Operator yang ingin dibatasi. Pastikan grup yang dipilih sudah sesuai agar perubahan hak akses tidak diterapkan kepada pengguna yang tidak dituju.

3. Buka Hak Akses Penjualan

Setelah Akses Grup dipilih, masuk ke:

Hak Akses | Penjualan

Pada bagian ini terdapat pengaturan mengenai aktivitas penjualan, termasuk hak akses terhadap cetakan transaksi.

Cari bagian:

Akses Cetakan

Kemudian cari opsi:

Cetak Ulang Tukar Faktur

4. Nonaktifkan Cetak Ulang Tukar Faktur

Untuk mencegah pengguna Operator melakukan cetak atau email ulang Tukar Faktur, jangan centang opsi:

Cetak Ulang Tukar Faktur

Setelah opsi tersebut tidak dicentang, klik Simpan.

Perubahan ini akan membatasi hak akses pengguna yang tergabung dalam Akses Grup tersebut.

Cara Memastikan Pembatasan Sudah Berhasil

Uji Menggunakan Akun Operator

Setelah Administrator menyimpan pengaturan, lakukan pengujian menggunakan pengguna Operator yang tergabung dalam Akses Grup tersebut.

Buka transaksi Tukar Faktur, kemudian coba lakukan proses cetak ulang atau email ulang transaksi.

Karena hak akses Cetak Ulang Tukar Faktur sudah dinonaktifkan, pengguna tersebut tidak akan dapat menjalankan aktivitas cetak ulang sesuai pengaturan yang telah dibuat.

Sistem Akan Menampilkan Pesan Error

Jika pengguna Operator mencoba melakukan cetak ulang Tukar Faktur setelah aksesnya dibatasi, sistem akan menampilkan pesan error.

Pesan tersebut menunjukkan bahwa pengguna tidak memiliki hak akses untuk melakukan aktivitas tersebut.

Dengan adanya pesan tersebut, Administrator dapat mengetahui bahwa pembatasan Akses Grup telah berhasil diterapkan.

Melihat Pengguna yang Melakukan Cetak atau Email Tukar Faktur

Informasi Aktivitas pada Formulir Tukar Faktur

Selain membatasi hak akses, terdapat informasi penting yang dapat digunakan untuk melakukan pemantauan.

Pada formulir transaksi Tukar Faktur, khususnya pada tab:

Informasi Tukar Faktur

akan ditampilkan informasi nama pengguna yang telah melakukan cetak atau email transaksi Tukar Faktur tersebut.

Informasi ini dapat membantu perusahaan mengetahui pengguna yang melakukan aktivitas terhadap dokumen.

Dengan demikian, perusahaan tidak hanya dapat membatasi hak akses, tetapi juga dapat melakukan penelusuran terhadap aktivitas pengguna pada transaksi Tukar Faktur.

Tips Mengatur Hak Akses Operator

Sesuaikan Akses dengan Tugas Pengguna

Setiap Operator sebaiknya diberikan akses sesuai dengan kebutuhan pekerjaannya. Jika seorang pengguna tidak bertanggung jawab untuk melakukan cetak atau email ulang Tukar Faktur, hak akses tersebut dapat dinonaktifkan.

Lakukan Pemeriksaan Secara Berkala

Hak akses pengguna sebaiknya ditinjau secara berkala, terutama ketika terjadi perubahan posisi, tanggung jawab, atau struktur kerja.

Jika terdapat Operator yang kemudian membutuhkan akses cetak ulang Tukar Faktur, Administrator dapat menyesuaikan kembali pengaturan pada Akses Grup.

Perhatikan Akses Grup yang Dipilih

Sebelum menyimpan perubahan, pastikan Administrator sudah memilih Akses Grup yang benar. Pengaturan hak akses diterapkan berdasarkan grup yang dipilih, sehingga kesalahan memilih grup dapat menyebabkan akses pengguna lain ikut berubah.

Kesimpulan

Membatasi pengguna Operator agar tidak dapat melakukan cetak atau email ulang Tukar Faktur dapat dilakukan dengan mudah melalui menu Pengaturan | Akses Grup.

Administrator cukup memilih Akses Grup yang akan dibatasi, kemudian masuk ke Hak Akses | Penjualan. Pada bagian Akses Cetakan, hilangkan centang pada Cetak Ulang Tukar Faktur, lalu klik Simpan.

Setelah pengaturan diterapkan, pengguna Operator dalam Akses Grup tersebut tidak dapat melakukan cetak ulang Tukar Faktur. Jika tetap mencoba menjalankan aktivitas tersebut, sistem akan menampilkan pesan error.

Selain itu, perusahaan dapat melihat nama pengguna yang melakukan cetak atau email transaksi Tukar Faktur melalui tab Informasi Tukar Faktur. Fitur tersebut dapat membantu meningkatkan kontrol dan pemantauan aktivitas dokumen dalam proses administrasi penjualan.

Dapatkan Bantuan Penggunaan Accurate

ABCKOTARAYA merupakan official partner dari software Accurate, termasuk accurate lite dan accurate pos. ABCKOTARAYA memiliki tim sales profesional yang memahami berbagai fitur software Accurate dan dapat membantu memberikan informasi sesuai kebutuhan bisnis.

ABCKOTARAYA juga menyediakan demo produk untuk pengenalan fitur, diskusi pre-sales terkait case yang dapat diterapkan di Accurate, serta FREE trial produk Accurate.

Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi Abckotaraya.id atau hubungi WhatsApp 0851 0199 6526.