Dalam pengelolaan sistem akuntansi berbasis cloud, pengaturan hak akses pengguna menjadi aspek yang sangat penting. Terutama bagi perusahaan yang memiliki banyak operator dengan tugas berbeda-beda. Salah satu pengaturan yang perlu diperhatikan adalah pembatasan akses terhadap Rancangan Formulir di accurate online.
Rancangan Formulir berfungsi untuk mengatur tampilan dan format cetak pada formulir transaksi seperti faktur penjualan, purchase order, hingga invoice. Jika pengaturan ini dapat diakses oleh semua pengguna, maka berpotensi menimbulkan perubahan desain yang tidak sesuai standar perusahaan. Oleh karena itu, membatasi akses Rancangan Formulir menjadi langkah strategis untuk menjaga konsistensi dan keamanan sistem di accurate online.
Artikel ini akan membahas tutorial lengkap cara membatasi akses Rancangan Formulir di accurate online secara sistematis dan mudah dipahami.
Mengapa Perlu Membatasi Akses Rancangan Formulir?
Sebelum masuk ke langkah teknis, penting untuk memahami alasan pembatasan ini dilakukan.
Beberapa manfaat membatasi akses Rancangan Formulir antara lain:
- Menjaga standar format dokumen perusahaan
- Menghindari perubahan desain tanpa izin
- Mengurangi risiko kesalahan tampilan pada invoice atau dokumen transaksi
- Menjaga profesionalisme tampilan dokumen yang dikirim ke pelanggan
Dalam sistem accurate online, setiap pengguna dapat dimasukkan ke dalam Akses Grup tertentu. Melalui fitur inilah administrator bisa mengatur hak akses sesuai kebutuhan dan tanggung jawab masing-masing operator.
Langkah-Langkah Membatasi Akses Rancangan Formulir
Berikut panduan lengkap untuk membatasi pengguna agar tidak bisa mengakses maupun mengubah Rancangan Formulir transaksi.
1. Masuk ke Menu Pengaturan Akses Grup
Langkah pertama:
- Login ke database perusahaan Anda di accurate online
- Pilih menu Pengaturan
- Klik submenu Akses Grup
Menu ini digunakan untuk mengelompokkan pengguna berdasarkan hak akses tertentu.
2. Pilih Grup Pengguna yang Akan Dibatasi
Setelah masuk ke menu Akses Grup:
- Klik tombol Daftar di samping tab Data Baru
- Pilih grup pengguna yang ingin dibatasi aksesnya
Biasanya perusahaan memiliki beberapa grup seperti Admin, Supervisor, Staff Accounting, atau Staff Penjualan. Pastikan Anda memilih grup yang sesuai sebelum melakukan perubahan pengaturan.
3. Nonaktifkan Hak Akses Ubah pada Rancangan Formulir
Setelah grup dipilih:
- Masuk ke bagian Perusahaan
- Cari opsi Rancangan Formulir
- Hilangkan centang pada bagian Ubah
- Klik Simpan
Dengan menghilangkan centang tersebut, pengguna dalam grup tersebut tidak lagi memiliki hak untuk mengakses atau mengubah pengaturan Rancangan Formulir.
4. Verifikasi Perubahan Akses
Setelah pengaturan disimpan, lakukan pengecekan dengan login menggunakan akun operator yang termasuk dalam grup tersebut.
Ketika pengguna tersebut:
- Masuk ke menu transaksi
- Membuka salah satu formulir transaksi
- Mengakses data usaha
Maka tombol Pengaturan Rancangan Formulir tidak akan tampil. Artinya, pembatasan akses sudah berhasil diterapkan.
Dampak Pembatasan terhadap Operasional Perusahaan
Perlu diketahui bahwa pembatasan ini tidak mengganggu proses transaksi. Operator tetap dapat membuat, mengedit, dan menyimpan transaksi sesuai hak akses lainnya. Yang dibatasi hanya akses terhadap desain dan pengaturan tampilan formulir.
Fitur ini sangat bermanfaat bagi perusahaan yang ingin menjaga kontrol penuh atas desain dokumen resmi seperti:
- Faktur Penjualan
- Surat Jalan
- Purchase Order
- Invoice Pembelian
Jika perusahaan Anda juga menggunakan accurate pos untuk operasional kasir atau accurate lite untuk pencatatan usaha yang lebih sederhana, pengaturan hak akses tetap dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing divisi.
Dengan sistem kontrol yang tepat di accurate online, keamanan data dan konsistensi dokumen perusahaan akan lebih terjaga secara optimal.
Tips Tambahan dalam Mengelola Hak Akses
Agar sistem berjalan lebih optimal, berikut beberapa tips yang bisa diterapkan:
Gunakan Prinsip Minimum Access
Berikan akses hanya sesuai kebutuhan pekerjaan pengguna.
Pisahkan Akses Admin dan Operator
Admin memiliki kontrol penuh, sedangkan operator dibatasi sesuai tugasnya.
Evaluasi Akses Secara Berkala
Lakukan audit hak akses minimal setiap 6 bulan sekali agar tetap relevan dengan struktur organisasi.
Dengan pengaturan yang tepat di accurate online, perusahaan dapat meminimalkan risiko kesalahan maupun penyalahgunaan sistem.
Konsultasi dan Demo Accurate Resmi
ABCKOTARAYA merupakan official partner dari Accurate software, termasuk Accurate Online, Accurate 5, accurate lite, dan accurate pos.
Kami memiliki tim sales profesional yang memahami fitur pada software Accurate secara menyeluruh. Kami dapat membantu Anda melalui:
- Demo produk untuk pengenalan fitur
- Diskusi pre-sales sesuai kebutuhan dan studi kasus bisnis
- FREE trial produk Accurate
Untuk informasi lebih lanjut, silakan kunjungi Abckotaraya.id atau hubungi kami melalui WhatsApp di 0851 0199 6526.
Nikmati sensasi rasa unik Emkay Frizz Happy Sour! Jangan lewatkan kesempatan untuk memiliki liquid vape terbaik, pesan sekarang di emkay.id atau vape store terdekat!
