Dalam pengelolaan keuangan perusahaan, kelengkapan dokumen transaksi merupakan hal yang sangat krusial. Dokumen pendukung seperti invoice, surat jalan, atau bukti pembayaran berfungsi sebagai arsip penting sekaligus dasar audit di kemudian hari. Oleh karena itu, Accurate Online menyediakan fitur lampiran yang bisa diatur secara khusus agar setiap transaksi tertentu wajib melampirkan dokumen sebelum dapat disimpan atau diajukan.
Melalui pengaturan ini, perusahaan dapat meminimalkan risiko kehilangan arsip, meningkatkan kontrol internal, serta memastikan setiap transaksi tercatat secara lengkap dan rapi di sistem accurate online.
Pentingnya Pengaturan Lampiran Wajib pada Transaksi
Fitur lampiran di accurate online sebenarnya sudah mendukung berbagai jenis transaksi. Namun, pada kondisi tertentu, perusahaan membutuhkan pembatasan tambahan agar pengguna tidak bisa menyimpan transaksi tanpa dokumen pendukung.
Beberapa manfaat utama dari pengaturan ini antara lain:
- Menjaga kelengkapan data transaksi
- Mempermudah proses audit dan pengecekan ulang
- Mengurangi kesalahan input akibat dokumen yang terlupa
- Meningkatkan kedisiplinan pengguna sistem
Sebagai ilustrasi, perusahaan ingin mewajibkan lampiran dokumen pada transaksi Faktur Penjualan. Jika pengguna tidak melampirkan dokumen, maka transaksi tersebut tidak dapat disimpan maupun diajukan ke proses berikutnya.
Gambaran Fitur Lampiran di Accurate Online
Sebelum masuk ke langkah pengaturan, perlu dipahami bahwa fitur lampiran di accurate online memungkinkan pengguna untuk:
- Mengunggah file dokumen transaksi
- Mengaitkan lampiran dengan transaksi tertentu
- Menentukan transaksi apa saja yang wajib memiliki lampiran
Pengaturan ini sangat fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan internal perusahaan, baik untuk transaksi penjualan, pembelian, maupun transaksi keuangan lainnya.
Langkah-langkah Mengatur Wajib Lampiran Dokumen
Berikut adalah langkah-langkah untuk melakukan pengaturan agar transaksi tertentu wajib melampirkan dokumen di accurate online.
1. Masuk ke Menu Pengaturan dan Preferensi
Langkah pertama, silakan login ke database perusahaan Anda di accurate online.
Setelah itu:
- Buka menu Pengaturan
- Pilih submenu Preferensi
Menu ini berisi berbagai konfigurasi penting yang berkaitan dengan perilaku sistem dan alur kerja transaksi.
2. Buka Menu Lampiran
Di dalam menu Preferensi, silakan klik tab Lampiran.
Pada tampilan ini, Anda akan menemukan keterangan:
Bagian ini merupakan inti dari pengaturan wajib lampiran di accurate online.
3. Tentukan Jenis Transaksi yang Wajib Lampiran
Selanjutnya:
- Centang jenis transaksi yang ingin diwajibkan melampirkan dokumen
- Pada ilustrasi ini, pilih Faktur Penjualan
- Setelah memilih transaksi yang diinginkan, klik Simpan
Dengan pengaturan ini, sistem accurate online secara otomatis akan memvalidasi keberadaan lampiran setiap kali pengguna menyimpan atau mengajukan transaksi tersebut.
4. Validasi Otomatis Saat Transaksi Disimpan
Setelah pengaturan berhasil disimpan, sistem akan bekerja secara otomatis.
Jika pengguna mencoba menyimpan atau mengajukan Faktur Penjualan tanpa melampirkan dokumen, maka akan muncul pesan error.
Pesan ini berfungsi sebagai pengingat sekaligus pengaman agar transaksi tidak lolos tanpa dokumen pendukung. Dengan demikian, data yang masuk ke sistem accurate online tetap terjaga kualitas dan kelengkapannya.
Dampak Positif bagi Proses Bisnis
Penerapan pengaturan wajib lampiran ini sangat membantu perusahaan yang memiliki standar dokumentasi ketat. Beberapa dampak positif yang bisa dirasakan antara lain:
- Proses approval menjadi lebih cepat karena dokumen sudah lengkap
- Risiko kehilangan arsip fisik maupun digital dapat diminimalkan
- Administrasi keuangan menjadi lebih tertib dan terstruktur
- Data transaksi di accurate online lebih siap untuk keperluan audit
Pengaturan ini juga dapat dikombinasikan dengan modul lain seperti accurate pos untuk bisnis ritel atau accurate lite bagi usaha dengan kebutuhan pencatatan yang lebih sederhana.
Dukungan Resmi dari Partner Accurate
Kami merupakan official partner dari Accurate software yang melayani berbagai produk, mulai dari accurate online, Accurate 5, accurate lite, hingga accurate pos. Tim sales profesional kami memahami fitur dan implementasi software Accurate secara menyeluruh.
Kami siap membantu Anda melalui:
- Demo produk untuk pengenalan fitur
- Diskusi pre-sales sesuai kebutuhan dan case bisnis
- Penyediaan FREE trial produk Accurate
Untuk informasi lebih lanjut, silakan kunjungi Abckotaraya.id atau hubungi kami melalui WhatsApp di 0851 0199 6526. Tim kami siap membantu Anda mengoptimalkan penggunaan Accurate sesuai kebutuhan bisnis Anda.
Nikmati sensasi rasa unik Emkay Frizz Happy Sour! Jangan lewatkan kesempatan untuk memiliki liquid vape terbaik, pesan sekarang di emkay.id atau vape store terdekat!
