Dalam proses awal penggunaan sistem akuntansi, sering kali satu pelanggan memiliki lebih dari satu Faktur Penjualan (Saldo Awal). Pada accurate online, kondisi ini bisa diatasi dengan fitur impor data pelanggan dari Excel sehingga Anda tidak perlu memasukkan faktur satu per satu secara manual.
Metode ini sangat membantu bagi perusahaan yang sedang migrasi dari sistem lama atau ingin mempercepat input saldo awal piutang pelanggan. Artikel ini akan membahas cara impor pelanggan dengan beberapa saldo awal berbeda secara sistematis dan aman menggunakan accurate online.
Pengertian Impor Pelanggan dengan Beberapa Saldo Awal
Saldo awal piutang berasal dari transaksi penjualan yang sudah terjadi sebelum sistem digunakan. Jika satu pelanggan memiliki dua atau lebih faktur, maka setiap faktur tersebut perlu dicatat sebagai saldo awal terpisah. Pada accurate online, hal ini dapat dilakukan dengan cara mengisi nama pelanggan yang sama pada beberapa baris file Excel sesuai jumlah faktur penjualannya.
Dengan teknik ini, sistem akan membaca setiap baris sebagai satu faktur penjualan yang berdiri sendiri meskipun nama pelanggan sama.
Persiapan File Excel
Sebelum melakukan proses impor, Anda perlu menyiapkan file Excel sesuai format yang disediakan oleh sistem.
Mengunduh Contoh Format File
- Masuk ke menu Penjualan | Pelanggan.
- Klik tombol Daftar (warna hijau) di samping tab Data Baru.
- Pilih Impor Data | Impor dari Excel.
- Klik informasi Contoh File untuk mengunduh format Excel resmi.
Mengisi Data Pelanggan
Lengkapi file Excel sesuai kolom yang tersedia, seperti:
- Nama pelanggan
- Kode pelanggan
- Tanggal faktur
- Nilai saldo awal
Jika satu pelanggan memiliki lebih dari satu faktur, maka:
- Tulis nama pelanggan yang sama pada setiap baris.
- Setiap baris mewakili satu faktur penjualan (saldo awal).
Langkah-Langkah Impor Pelanggan
Berikut tahapan impor data pelanggan dengan beberapa saldo awal berbeda:
1. Unggah File Excel
- Masuk ke menu Penjualan | Pelanggan.
- Klik Daftar → Impor Data | Impor dari Excel.
- Klik ikon folder lalu pilih file Excel yang sudah disiapkan.
- Klik tombol Unggah.
2. Konfirmasi Impor Data
Pada halaman Konfirmasi Impor:
- Centang opsi “Lakukan update data dan simpan saldo awal sebagai tambahan saldo baru jika sudah ada data yang sama pada database”.
- Klik Lanjutkan untuk memproses impor.
Opsi ini penting agar sistem tidak menimpa saldo lama, tetapi menambahkan saldo baru sesuai faktur yang diimpor.
3. Cek Hasil Impor
Setelah proses impor selesai:
- Masuk ke menu Penjualan | Pelanggan.
- Buka data pelanggan yang telah diimpor.
- Periksa bagian Saldo Awal Piutang.
Jika berhasil, maka:
- Akan terlihat lebih dari satu Faktur Penjualan.
- Total piutang sesuai dengan jumlah seluruh faktur.
Kesimpulan
Impor pelanggan dengan beberapa saldo awal berbeda di accurate online dapat dilakukan dengan mudah melalui fitur impor Excel. Kunci keberhasilannya adalah:
- Menggunakan format file yang benar.
- Menulis nama pelanggan yang sama untuk setiap faktur.
- Mengaktifkan opsi update data saat konfirmasi impor.
Dengan metode ini, pencatatan piutang menjadi lebih akurat, rapi, dan sesuai kondisi keuangan perusahaan.
ABCKOTARAYA merupakan official partner dari Accurate software (Accurate Online, Accurate 5, Accurate Lite & Accurate POS) dan memiliki tim sales profesional yang memahami fitur software akuntansi. Kami dapat melakukan demo produk, diskusi pre-sales sesuai kebutuhan bisnis, serta menyediakan FREE trial produk Accurate.
Hubungi kami melalui https://abckotaraya.id atau WhatsApp di https://wa.me/6285101996526 untuk informasi lebih lanjut.
Nikmati sensasi rasa unik Emkay Frizz Happy Sour! Jangan lewatkan kesempatan untuk memiliki liquid vape terbaik, pesan sekarang di emkay.id atau vape store terdekat!
