Semua usaha yang bergerak di bidang apapun, setingkat apapun usaha tersebut tentunya memerlukan pembukuan, laporan keuangan dan invoice. Ketiga hal tersebut sangat menunjang bagi usaha Anda. Tetapi banyak bisnis yang masih menggandalkan Excel sebagai aplikasi atau software andalan dalam menyusun pembukuan, laporan keuangan, hingga membuat invoice. Padahal ada beberapa kelemahan Microsoft Excel untuk pembukuan.
Kami bukan ingin mengatakan bahwa Microsoft Excel merupakan aplikasi tidak berguna dan para pemilik bisnis salah jika menggunakan Microsoft Excel sebagai platform untuk pembukuan dan juga pembuatan invoice usaha. Kami hanya menganjurkan untuk kemudahan dan kecepatan dalam pencatatan keuangan, sebagai pemilik bisnis Anda harus menghindari Microsoft Excel untuk pembukuan bisnis.
Mungkin jika bisnis Anda masih dalam skala kecil, menggunakan aplikasi Excel tidak ada salahnya. Namun ketika bisnis Anda sudah tumbuh menjadi besar, tentu aplikasi Excel masih bisa digunakan, tetapi tidak efisien. Mengapa? Karena Microsoft Excel bukanlah software yang ditujukan sebagai software pembukuan atau akuntansi yang akurat dan efisien.
Baca Juga: Tips Pembukuan Rapih, yang terakhir sudah banyak diterapkan!
Kita akan ulas beberapa kelemahan Microsoft Excel untuk pembukuan bisnis, berikut beberapa kelemahannya.
Kelemahan Microsoft Excel untuk Pembukuan Usaha dan Bisnis
Semua Dilakukan Secara Manual
Dalam melakukan input data transaksi, data keuangan, data aset, dan data-data lainnya yang berkaitan dengan usaha atau bisnis Anda, dan juga membuat laporan keuangan. Semua akan Anda lakukan secara manual. Proses ini dapat dikatakan cukup melelahkan.
Menggunakan Microsoft Excel, semua pencatatan harus dilakukan secara manual. Mungkin dalam satu hari saja, Anda tidak akan mampu melakukan entry data, jika data yang Anda miliki cukup banyak. Belum lagi, jika suatu waktu ada perubahan data, Anda harus kembali memasukannya satu per satu.
Apabila Anda melakukan entry data di atas 100 hingga ribuan, hal ini akan menjadi beban dan juga menyita waktu Anda. Aktivitas tersebut akan terus berulang, ketika Anda memiliki data-data dengan aktivitas tinggi.
Berisiko Tinggi
Bukan hanya tegangan listrik yang berisiko tinggi, ketika Anda menggunakan Microsoft Excel untuk melakukan pembukuan, Anda juga akan rawan pada kesalahan input data. Mungkin saat awal penginputan Anda akan lebih semangat, namun ketika data yang di masukan Anda mungkin akan merasa kelelahan, karena melakukan semua secara manual.
Saat Anda lelah, bisa saja Anda salah menginput data yang ada. Membuat Anda maupun staff bisa saja mengalami kesalahan yang akan berpengaruh terhadap penghitungan data Anda. Kesalahan ketik, meskipun hanya satu angka, hal tersebut akan mempengaruhi data yang lain.
Satu kesalahan di Microsoft Excel akan membuat efek berantai dalam seluruh data yang Anda input. Aktivitas pembukuan keuangan usaha dan bisnis menggunakan Microsoft Excel akan sangat rawan jika tidak dilakukan secara hati-hati.
Dalam menggunakan Excel, Anda harus melakukannya secara cermat dan berhati-hati. Memastikan data yang Anda input benar. Belum lagi, saat melakukan input data terjadi mati lampu, dan Anda lupa melakukan save data tersebut. Apa yang terjadi? Tentu Anda harus mengulang kembali semua aktivitas entry data bukan? Inilah salah satu kelemahan Microsoft Excel untuk pembukuan Usaha.
Microsoft Excel Sulit
Sebagian besar pengusaha beralasan bahwa Microsoft Excel sangatlah mudah dan gratis. Mungkin ini hanya paradoks. Microsoft Excel cukup sulit bagi orang awam atau yang tidak terbiasa menggunakannya. Mengapa?
Karena Microsoft Excel mewajibkan Anda untuk menghafal semua rumus perhitungan. Aktivitas melakukan filter, dan melakukan koneksi data, semua harus Anda lakukan secara manual dan caranya harus Anda hafal. Membuat kebutuhan akan hal ini sangat menyebalkan untuk dilakukan oleh Anda.
Tidak Ada Histori Perubahan Data
Histori perubahan data saat Anda membuat laporan atau pencatatan keuangan sangatlah penting. Namun hal ini tidak berlaku di Excel. Excel tidak akan menyimpan perubahan data yang terjadi ketika Anda sudah menutup program tersebut.
Misal, Anda baru ingat saat pulang dari kantor ada kesalahan input pada pencatatan hari ini. Saat itu juga, Anda sudah menutup program Excel serta mematikan Komputer ataupun Laptop Anda, Anda tidak akan pernah bisa melihat kembali perubahan data yang telah dilakukan sebelumnya. Semua harus Anda hitung ulang.
Apabila hal ini terjadi, Anda harus melakukan input manual kembali. Setelah itu, Anda juga harus menelusuri satu per satu cell pada file tersebut dengan teliti.
Tidak Mampu Menampilkan Data Secara Keseluruhan
Kelemahan Microsoft Excel untuk pembukuan usaha tidak bisa melihat laporan secara keseluruhan yang terjadi. Anda tidak bisa melihat sebuah laporan yang telah diperbarui secara real time, tetapi harus melihat dan mengecek satu persatu.
Padahal, Anda ingin melihat laporan pembukuan dengan diagram, grafik, tetapi untuk membuat itu semua harus dilakukan secara manual. Berbeda ketika Anda menggunakan software akuntansi yang akan memudahkan pekerjaan Anda. Sekali input, Anda bisa menghasilkan diagram dan grafik sekaligus.
Pastinya ketika bisnis sudah berkembang, Anda ingin selalu memantau arus kas secara real time dan Anda ingin memantaunya dimana saja, tidak harus melihatnya dengan datang ke kantor. Microsoft Excel tidak bisa melakukannya. Anda harus meminta staff Anda untuk mengirimkan laporannya, baru Anda bisa melihatnya.
Tidak Ada Notifikasi
Saat Anda menggunakan Microsoft Excel saat melakukan penyajian data yang salah, Anda akan sulit dalam menemukan kesalahan. Sebab Excel tidak memiliki fitur notifikasi ketika Anda melakukan salah input.
Selain itu, ketika bisnis Anda memiliki aset berupa mesin dan kendaraan, alat-alat tersebut pastinya membutuhkan perawatan. Baik dalam jangka bulanan maupun tahunan. Kalau Anda sekedar mencatatnya di Excel, Anda tidak akan mendapatkan notifikasi pemberitahuan waktu jatuh tempo perawatan aset-aset tersebut.
Ketika Anda menggunakan software akuntansi, Anda akan mendapatkan notifikasinya. Karena Anda bisa set notifikasi tersebut pada data Anda. Dengan begitu, Anda bisa melakukan aktivitas lainnya, tanpa harus mengingat keras apa yang belum Anda lakukan.
Tidak Otomatis
Saat Anda menggunakan Microsoft Excel sebagai pembukuan usaha, Anda juga mengharapkan Microsoft Excel akan membantu dalam menyusun laporan keuangan. Tidak salah memang jika Anda mengharapkan hal tersebut, tetapi hasil dari Microsoft Excel mungkin akan lebih berantakan dibandingkan Anda menggunakan software akuntansi.
Menyiapkan laporan keuangan usaha, membutuhkan keahlian khusus sendiri. Karena Anda harus menghafal rumus. Seperti VLOOKUPS, pivot, dan berbagai grafik yang harus Anda buat secara manual.
Ketika Anda menggunakan software akuntansi, Anda akan menghasilkan semuanya secara otomatis sesuai dengan kebutuhan dan keperluan yang Anda butuhkan. Asalkan dalam penginputan data di awal sudah dilakukan dengan benar dan tepat. Maka semua akan berjalan secara otomatis.
Proses Rekonsiliasi yang Mudah
Kelemahan Microsoft Excel untuk pembukuan bisnis tidak mampu melakukan rekonsiliasi dengan mudah dan cepat. Semua pembukuan sangat dibutuhkan oleh para pemangku kepentingan pada bisnis Anda. Anda harus membandingkan setiap data yang ada dengan data sebelumnya.
Baca Juga : Bisnis Jadi Gampang Rekonsiliasi Bank Pakai Fitur Smartlink e-Banking Accurate Online
Rekonsiliasi merupakan aktivitas yang menyita banyak waktu jika dikerjakan dengan Microsoft Excel, namun akan sangat efisien ketika Anda menggunakan software akuntansi untuk melakukannya. Dengan Excel, Anda harus membandingkan satu per satu data. Tetapi dengan software akuntansi, Anda bisa melakukannya dengan cepat, tepat dan akurat.
Jadi Lebih Memilih Menggunakan Apa?
Pembukuan dan laporan keuangan merupakan bagian penting dari bisnis. Semua harus Anda lakukan dengan baik dan mudah. Anda tidak bisa melakukannya secara sembarangan, karena akan berpengaruh terhadap keuangan perusahaan Anda.
Setiap data transaksi akan menjadi bukti keabsahan transaksi pada bisnis dalam periode tertentu. Sehingga Anda tidak bisa melakukannya dengan asal. Banyak orang yang selalu ingin melihat laporan keuangan secara real time dan dimana saja.
Software akuntansi seperti Accurate Online bisa menjadi pilihan Anda untuk meringankan beban pencatatan keuangan perusahaan. Dengan sistem yang sudah otomatis, baik itu laporan keuangan, rekonsiliasi bank, dan juga smart link dengan internet banking perbankan. Serta yang tidak kalah penting, Accurate Online bisa perhitungan pajak bisnis secara otomatis. Dengan e-faktur, e-SPT, dan pengiriman email e-faktur secara massal, pencatatan pajak akan lebih mudah dan cepat. Coba Accurate Online gratis selama 30 hari dengan klik banner dibawah ini.
Nikmati sensasi rasa unik Emkay Frizz Happy Sour! Jangan lewatkan kesempatan untuk memiliki liquid vape terbaik, pesan sekarang di emkay.id atau vape store terdekat!
